.gif)
محول کردن کارها، استفاده از کمک ديگران
"حتي برترين آدم ها هم نياز به کمک و حمايت دارند. تقاضاي کمک از ديگران هيچ جاي خجالت ندارد. غرورتان را کنار گذاشته و به ياري و مساعدت ديگران احترام بگذاريد. و به خاطر داشته باشيد که يک دست هيچ وقت صدا ندارد: وقتي از کمک ديگران در کارهايتان استفاده کنيد، خودتان، هم گروهي ها و حاميانتان را با سرعت بيشتري به جلو سوق مي دهيد." يک دنيا کار سرتان ريخته و استرس داريد؟ اگر اينطور است شايد بد نباشد که کمي در وظايفي که به ديگران محول مي کنيد تجديدنظر کنيد. اگر براي خودتان کار مي کنيد، هرچقدر هم که تلاشتان زياد باشد، باز هم کار زيادي را نمي توانيد به انجام برسانيد. مي توانيد فقط ساعات زيادي را در روز کار کنيد. کارهاي زيادي را در اين ساعات انجام دهيد. به افراد زيادي با انجام اين کارها کمک کنيد. و چون تعداد افراديکه مي توانيد به آنها کمک کنيد محدود است، موفقيتتان هم محدود مي شود. اما اگر در کارتان استاد باشيد، مردم انتظار بيشتري از شما خواهند داشت. و همين باعث مي شود حجم کارتان خيلي زياد شده و استرستان بالا رود. ديگر قادر نخواهيد بود همه کارهايي که از شما خواسته مي شود را انجام دهيد و به اين ترتيب باعث مي شود هميشه استرس داشته باشيد، از کارتان رضايت نداشته و تصور کنيد که نتوانسته ايد خواسته هاي ديگران را جوابگو باشيد. اما اگر از جنبه مثبت به قضيه نگاه کنيد، اگر بتوانيد راهي براي از ميان برداشتن اين محدوديت ها پيدا کنيد، فرصت خارق العاده اي نصيبتان خواهد شد. اگر اين فرصت را دريابيد، صد در صد موفق خواهيد شد. يکي از متداولترين راهها براي غلبه بر اين محدوديت ها اين است که ياد بگيريد چطور برخي از کارهايتان را به ديگران محول کنيد. اگر اينکار را به درستي انجام دهيد، مي توانيد به سرعت يک گروه کاري قوي و موفق بسازيد و از عهده همه تقاضاها برآييد. اين مهارتي بسيار مهم است که حتماً بايد ياد بگيريد. چرا مردم کارهايشان را به ديگران نمي سپارند براي اينکه ببينيد چطور بايد کارها و وظايف را به ديگران محول کنيد، بايد اول بفهميد که چرا خيلي از افراد از اين کار سر باز مي زنند. خيلي ساده است، اکثر مردم اينکار را نمي کنند چون پيدا کردن شخص مناسب زمان زيادي مي برد. از اين گذشته، کدام ساده تر است: طرح کردن و نوشتن مفاد يک بروشور که يک کار جديد را که خودتان شروع کرده ايد معرفي مي کند يا اينکه اجازه بدهيد ساير اعضاي تيمتان اينکار را بکنند؟ شايد هيچکس به اندازه خودتان با نکاتي که بايد در بروشور نوشته شود آشنا نباشد و هيچکس مثل خودتان نتواند مطالب را واضح و روشن برساند. حتي يکنوع تفريح و تنوع هم مي تواند برايتان باشد. اما سوال اينجاست: آيا با اينکار استفاده درستي از زمانتان کرده ايد؟ بااينکه در ظاهر ممکن است به نظر ساده تر برسد که خودتان اينکار را انجام دهيد تااينکه بخواهيد راه و روش انجام آنرا به کس ديگري توضيح دهيد اما دو دليل وجود دارد که ثابت مي کند محول کردن اينکار به ديگران بهتر است: 1) اول اينکه اگر شما توانايي راه انداختن يک شرکت جديد را داريد پس احتمالاً مهارتها و استعدادهاي بسيار بالايي داريد که مي توانيد از آن براي ساخت ايده هاي جديد استفاده کنيد. وقتي اينکار را خودتان انجام دهيد استفاده خوبي از زمانتان نکرده ايد. 2) دوم اينکه وقتي ديگران را در انجام کار سهيم مي کنيد، توانايي ها و مهارت هاي آنها را نيز تقويت مي کنيد و درنتيجه دفعه بعد که پروژه يکساني پيش آمد آنوقت با خيال راحت و اطمينان کامل کار را به فرد مورد نظر مي سپاريد. محول کردن کارها به سايرين اين امکان را برايتان فراهم مي کند که از زمان و مهارتهايتان بهترين استفاده را کنيد و در عين حال به ساير افراد تيم هم کمک کنيد که رشد کنند و تواناييهايشان را ارتقاء دهند. چه زمان کارها را محول کنيم؟ محول کردن کارها به ديگران اگر به درستي انجام شود هميشه موفقيت به همراه خواهد داشت اما اين به آن معنا نيست که هر کاري را مي توانيد به ديگران بسپاريد. براي اينکه بفهميد چه زمان مناسبترين زمان براي محول کردن کارها به ديگران است، بايد اين 5 سوال کليدي را از خود بپرسيد: - آيا کس ديگري هست که اطلاعات و تخصص مرتبط براي انجام اينکار را داشته باشد؟ آيا اين کاري است که کسان ديگر هم مي توانند از پس آن برآيند يا فقط خودم بايد آنرا به انجام برسانم؟ - آيا اين کار فرصت رشد و ترقي را براي افراد ديگر فراهم مي کند؟ - آيا اينکار ممکن است در آينده نيز مجدداً پيش آيد؟ - آيا وقت دارم که کار را به درستي به کسي محول کنم؟ بايد براي آموزشات لازم، پرسش و پاسخ ها، بررسي روند کار و ... وقت کافي وجود داشته باشد. - آيا اينکار را بايد به کس ديگري محول کنم؟ کارهايي که مربوط به موفقيت طولاني مدت مي شوند به توجه خود شما نياز دارند. اگر پاسخ شما به چند مورد از اين سوالات مثبت بود، پس ارزش محول شدن به کس ديگري را دارد. __________________________________________________ _________________ ساير عوامل مربوط به محول کردن کار به ديگران عبارتند از: 1. فرجه و ضرب العجل پروژه · براي انجام اينکار چه ميزان زمان وجود دارد؟
· آيا براي انجام دوباره کار درصورت درست انجام نشدن در مرتبه اول، زمان کافي وجود دارد؟ · انجام ندادن بموقع کار چه نتايجي در بر دارد؟ 2. انتظارات و اهداف شما براي آن پروژه: · چقدر اهميت دارد که نتيجه کار در بالاترين کيفيت ممکن باشد؟ · آيا يک نتيجه نسبي و متوسط کافي است؟ · آيا شکست لازم است؟ · شکست در اين پروژه چه تاثيري بر ساير مسائل خواهد داشت؟ __________________________________________________ _________________ شايان ذکر است که حتي درصورتي که تمام اين شرايط نيز مهيا باشد باز نمي توان ضمانت کرد که کار محول شده به درستي کامل انجام شود. اينکه کار را به چه کسي مي سپاريد هم اهميت زيادي دارد. • • • کار را به چه کسي محول کنيد؟ نکاتي که بايد در اين زمينه در نظر داشته باشيد عبارتند از: 1. تجربه، علم، و مهارتهاي فردي که مي خواهيد کار را به او محول کنيد. · فرد مورد نظر چه مهارت ها، ويژگي ها و دانشي دارد؟ · آيا زمان و منابع کافي براي آموزش او در اختيار داريد؟ 2. سبک کاري مورد علاقه فرد مورد نظر: · استقلال فرد در چه حد است؟ · از کارش چه مي خواهد؟ · اهداف و علايق بلند مدت او چيست؟ 3. حجم کاري فعلي او: آيا فرد وقت کافي براي شروع کار جديد را دارد؟ آيا محول کردن اين کار جديد به او مستلزم اين است که فرد در برنامه هاي خود تغيير ايجاد کند؟ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- وقتي براي اولين بار شروع به محول کردن کاري به فرد ديگري مي کنيد، متوجه مي شويد که او زمان بيشتري براي انجام آن کار صرف مي کند تا خودتان. اين به آن دليل است که شما در آن کار خبره هستيد و فردي که کار را به او محول کرده ايد هنوز مشغول يادگيري است. صبور باشيد: اگر فرد مناسبي را انتخاب کرده باشيد، و کار را هم درست محول کرده باشيد، خواهيد ديد که او نيز خيلي زود در آن زمينه توانا شده و مي توانيد به او براي انجام کارهاي مشابه اطمينان کنيد. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- • • • کار را چطور محول کنيد؟ براي موفقيت در محول کردن کارها به اصول و نکات زير توجه کنيد: 1. نتيجه دلخواه را در ذهنتان تجسم کنيد. با اين هدف در سر کار را شروع کنيد و نتيجه مورد نظر را مشخص کنيد. 2. محدوديت ها و موانع کار را مشخص کنيد. آيا فرد مورد نظر بايد: · منتظر بماند تا به او گفته شود که چه بکند؟ · سوال کند که چه بايد بکند؟ · خودش پيشنهاد دهد که چه کاري بايد انجام شود و بعد وارد عمل شود؟ · اقدام کند و بعد نتيجه را بلافاصله گزارش دهد؟ · اقدام کند و بعد مرحله به مرحله گزارش دهد؟ 3. درصورت امکان از کسان ديگري هم در روند تحويل کار استفاده کنيد. به اندازه اي به آنها قدرت دهيد که تصميم بگيرند چه کارهايي و چه موقع بايد محول شود. 4. ميزان مسئوليت را با ميزان قدرت تطابق دهيد. 5. کسانيکه به کار نزديکتر هستند بهتر از عهده انجام آن برمي آيند و دانش بيشتري از جزئيات عمل دارند. اينکار کارايي شرکت را نيز بالا مي برد و به ديگران فرصت رشد و پيشرفت مي دهد. 6. حمايت خود را دريغ نکرده و براي پاسخگويي به سوالات حاضر باشيد. با گفتگو و ارتباط مداوم با مسئول مورد نظر، از موفقيت پروژه اطمينان يابيد. 7. روي نتيجه کار متمرکز شويد. به اين فکر کنيد که چه کارهايي انجام شده است نه اينکه کار چطور بايد انجام شود. راه و روش شما براي انجام کار لزوماً بهترين روش نيست. 8. اگر مشکلي پيش آمد اجازه ندهيد که فرد کار را دوباره به خودتان برگرداند. از خود فردب خواهيد که راه حلي براي حل مشکل پيشنهاد دهد و خودتان راحت پاسخ کار را به او نگوييد. 9. تعهد و انگيزه ايجاد کنيد. براي فرد مورد نظر توضيح دهيد که چطور موفقيت در کار براي او پاداش، فرصت هاي عالي در آينده، دانش و تجربه بيشتر را به همراه خواهد داشت. 10. کنترل امور را در دست گيريد. · درمورد فرجه و ضرب العجل کار توضيح دهيد. · درصورت نياز تنظيماتي انجام دهيد. · براي بررسي کار انجام شده زمان بگذاريد. با رعايت اين نکات قبل و حين انجام پروژه خواهيد ديد که موفق مي شويد. • حفظ کنترل وقتي نکات و توضيحاتي که در بالا ارائه کرديم را خوب بررسي کرديد، اطمينان يابيد که آگاهي لازم و کافي را به اعضاي تيم خود بدهيد. وقت گذاشته و برايشان توضيح دهيد که چرا براي آن کار انتخاب شده اند، در طول پروژه چه انتظاري از آنها مي رود، پروژه چه هدفي رادنبال مي کند، زمان و فرجه کار به چه صورت است، و به چه منابعي دسترسي داريد. در آخر مطمئن شويد که اعضاي گروه مي دانند که بايد همه مشکلات کار را با شما در ميان بگذارند و مي توانند هر سوالي داشتند از شما بپرسند. بعنوان يک مدير حتماً مي دانيد که نبايد در همه جزئيات هم مديريت کنيد اما اين به آن معنا نيست که بايد کنترل امور را به کل واگذار کنيد. بايد بتوانيد متعادل عمل کنيد تا هم افراد بتوانند از مهارتها و تواناييهايشان استفاده کنند و هم امور شرکت به خوبي پيش رود. • اهميت قبول صددرصد وقتي کار محول شده به شما تحويل داده مي شود، براي بررسي و بازبيني آن وقت بگذاريد. درصورت امکان فقط کار باکيفيت و کامل را تحويل بگيريد. اگر کاري را که از آن رضايت نداريد قبول کنيد، افراد تيم ياد نمي گيرند که کار را درست انجام دهند. از اين بدتر اينکه بااينکار کاري را قبول کرده ايد که براي تمام کردن آن بايد باز خودتان وقت بگذاريد. اينکار نه تنها حجم مسئوليت هاي خودتان را بالا مي برد بلکه به اين معناست که خودتان وقت کافي براي انجام درست کار را نداريد. همچنين وقتي کار خوب به شما برگردانده مي شود، حتماً قدرداني کرده و به مسئول آن پاداش بدهيد. شما بعنوان مدير بايد ياد بگيريد که از کار خوب تقدير کنيد. با اين روش اعتماد به نفس اعضاي گروه را بالا برده و کارايي آنها را تقويت مي کنيد. • نکات مهم؛ در نکاه اول محول کردن کارها بيشتر از آنچه ارزشش را داشته باشد سخت و پيچيده به نظر مي رسد اما اگر کار را به درستي محول کنيد مي توانيد به ميزان قابل توجهي بازده کاري شرکت را بالا ببريد. در تنظيم برنامه کارها، سعي کنيد فقط کارهايي را براي خود نگه داريد که بالاترين اولويت را دارند و ساير امور را به افراد ديگر بسپاريد تا موفقيت بيشتري کسب کنيد. براي محول کردن موثر کارها بايد کارهاي مناسب را انتخاب کرده و آن را به شخص مناسب به روش مناسب محول کنيد. شايد کمي ست به نظر برسد اما مطمئن باشيد که ارزشش را دارد.
|
دانلود تولبار جی تاک
